Privacyverklaring

Begeleiding en Zorg De Hoorn biedt persoonlijke ambulante begeleiding aan cliënten in Groningen, Friesland en Drenthe. De begeleiding vanuit de Wmo en Wlz wordt door De Hoorn aangeboden via een persoonsgebonden budget (PGB).

Voor de persoonsgegevens die De Hoorn zelf voor haar dienstverlening verwerkt, is Begeleiding en Zorg De Hoorn in beginsel verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring geldt onder andere voor persoonsgegevens van:

• cliënten en toekomstige cliënten;
• budgethouders en wettelijk vertegenwoordigers;
• familieleden, mantelzorgers en andere naasten die bij de begeleiding betrokken zijn;
• verwijzers, gemeenten, zorgkantoren en andere betrokken professionals;
• personen die contact opnemen via telefoon, e-mail, website of een contactformulier;
• websitebezoekers;
• personen die een klacht, verzoek of melding indienen.

Welke gegevens wij nodig hebben hangt af van uw situatie en de begeleiding. Het kan gaan om:

Voor goede en veilige begeleiding kan het noodzakelijk zijn om informatie over de gezondheid of persoonlijke situatie van een cliënt te verwerken. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen daarom extra bescherming.

De Hoorn verwerkt dergelijke gegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag én, waar de AVG dit vereist, een uitzondering op het verbod op verwerking van bijzondere persoonsgegevens bestaat.

Het burgerservicenummer (BSN) wordt uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor een specifieke wettelijke grondslag bestaat en alleen voor het doel waarvoor het BSN mag worden gebruikt.

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor onder meer:

1. het beoordelen van een aanmelding en kennismakingsverzoek;
2. het aangaan en uitvoeren van de begeleidingsovereenkomst;
3. het opstellen, uitvoeren en evalueren van het begeleidingsplan;
4. het plannen van begeleidingsmomenten en onderhouden van contact;
5. het uitvoeren van PGB-administratie, zorgovereenkomsten, urenregistratie, declaraties en betalingen;
6. het afstemmen met de budgethouder, vertegenwoordiger of andere betrokken professional;
7. het waarborgen van kwaliteit en veiligheid van de begeleiding;
8. het afhandelen van klachten, incidenten, verzoeken en geschillen;
9. het nakomen van wettelijke, fiscale en administratieve verplichtingen;
10. het beveiligen en technisch beheren van onze website en systemen.

Afhankelijk van de verwerking kan De Hoorn zich onder meer baseren op:

• uitvoering van een overeenkomst: wanneer gegevens nodig zijn om begeleiding te kunnen leveren;
• wettelijke verplichting: wanneer wet- of regelgeving verwerking voorschrijft;
• gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor noodzakelijke bedrijfsvoering, beveiliging of het behandelen van een geschil, nadat belangen zijn afgewogen;
• toestemming: wanneer toestemming wettelijk de passende grondslag is;
• vitale belangen: in uitzonderlijke noodsituaties waarin bescherming van iemands leven of gezondheid noodzakelijk is.

Voor gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens gelden aanvullende AVG-regels. Een gewone AVG-grondslag alleen is daarvoor niet altijd voldoende.

De Hoorn biedt Wmo- en Wlz-begeleiding via een persoonsgebonden budget. Voor het uitvoeren van de PGB-afspraken kunnen persoonsgegevens nodig zijn voor bijvoorbeeld een zorgovereenkomst, declaratie, urenregistratie of betaling.

Afhankelijk van de PGB-route kunnen gegevens worden verwerkt of uitgewisseld met de budgethouder, diens vertegenwoordiger, de Sociale Verzekeringsbank (SVB), het PGB Portaal, een gemeente of zorgkantoor.

Wij delen daarbij alleen de gegevens die voor het betreffende doel noodzakelijk zijn.

Voor zover noodzakelijk en rechtmatig kunnen gegevens worden gedeeld met bijvoorbeeld:

• de budgethouder of wettelijk vertegenwoordiger;
• de SVB en/of het PGB Portaal;
• gemeenten of zorgkantoren;
• huisarts, behandelaar of andere zorgprofessional, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat;
• familie of mantelzorgers wanneer dit is afgesproken of anderszins rechtmatig is;
• accountant, boekhouder of administratieve dienstverlener;
• ICT-, hosting-, e-mail- of softwareleveranciers die in onze opdracht gegevens verwerken;
• klachtenfunctionaris, geschilleninstantie, toezichthouder of andere bevoegde instantie wanneer dit nodig of wettelijk verplicht is;
• juridische of professionele adviseurs voor zover noodzakelijk.

De Hoorn verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

De Hoorn kan externe partijen inschakelen voor bijvoorbeeld hosting, e-mail, cliëntregistratie, planning, administratie, boekhouding, back-ups of andere digitale dienstverlening.

Wanneer een partij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van De Hoorn verwerkt, maken wij waar vereist een verwerkersovereenkomst met afspraken over onder meer vertrouwelijkheid, beveiliging, datalekken en de verwerking van persoonsgegevens.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt De Hoorn ervoor dat daarvoor een rechtsgeldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen bestaan.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn of een gerechtvaardigde noodzaak tot langere bewaring geldt.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens op passende wijze.

De Hoorn neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging, vernietiging of andere onrechtmatige verwerking.

Afhankelijk van het systeem en risico kan dit bijvoorbeeld bestaan uit:

• persoonlijke gebruikersaccounts en toegangsbeperkingen;
• sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie;
• versleutelde verbindingen en beveiligde opslag;
• back-ups en updates van systemen;
• beperking van toegang tot medewerkers die gegevens voor hun werk nodig hebben;
• vertrouwelijkheidsafspraken;
• procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.

De AVG geeft u verschillende rechten. Welke rechten in een concreet geval kunnen worden uitgeoefend, hangt onder meer af van de grondslag en het doel van de verwerking.

Hoe dient u een verzoek in?

U kunt een verzoek sturen naar info@bzdehoorn.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit op een veilige en proportionele manier vast te stellen.

In beginsel reageren wij binnen één maand. In complexe situaties kan de AVG toestaan dat deze termijn wordt verlengd; u wordt daar dan tijdig over geïnformeerd.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht: verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden, blijven rechtmatig.

Intrekking van toestemming kan gevolgen hebben voor een onderdeel van de dienstverlening wanneer bepaalde informatie noodzakelijk is om dat onderdeel veilig of verantwoord uit te voeren.

Wanneer u onze website bezoekt of een formulier gebruikt, kunnen technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn om de website goed en veilig te laten functioneren.

Functionele cookies kunnen worden gebruikt wanneer deze noodzakelijk zijn. Voor analytische of marketingcookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming wanneer dergelijke cookies op de website worden gebruikt.

De exacte cookies en externe diensten die op enig moment actief zijn, kunnen worden toegelicht in een aparte cookieverklaring of via de cookie-instellingen van de website.

Een datalek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens verloren gaan, worden gewijzigd, vernietigd of bij onbevoegde personen terechtkomen.

De Hoorn beoordeelt datalekken volgens de AVG. Wanneer een datalek waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, wordt het waar vereist gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer sprake is van een hoog risico, worden betrokkenen waar vereist ook geïnformeerd.

Heeft u een vraag of klacht over hoe De Hoorn met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via info@bzdehoorn.nl. Wij proberen uw vraag of klacht zorgvuldig te behandelen.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens in strijd met de AVG worden verwerkt.

De Hoorn kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen, wetgeving of privacypraktijk verandert.

De meest actuele versie wordt op de website gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen die direct gevolgen hebben voor cliënten kan aanvullende communicatie plaatsvinden wanneer dat passend of wettelijk vereist is.

Voor vragen over deze privacyverklaring of een verzoek op grond van de AVG kunt u contact opnemen met Begeleiding en Zorg De Hoorn.